Административный менеджер

Имя

Екатерина

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Гжель

Заработная плата

от 75 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

13 лет 11 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

42 года   (5 апреля 1982)

Опыт работы

Период работы

июнь 2018 — по настоящее время   (6 лет 5 месяцев)

Должность

Административный менеджер

Компания

ООО “ЮСБ Фарма”

Обязанности

- административная поддержка офиса (коммуникация с арендодателями, клиниговыми и эксплуатационными службами, службы охраны, парковка);

- жизнеобеспечение офиса (вода, еда т.д.);

- решение миграционных вопросов экспатов;

- взаимодействие с лизинговой компанией по вопросам автомобильного парка компании;

- помощь руководителю отдела по работе с персоналом в различных вопросах (работа в SAP HR, координация собеседований, взаимодействие с поставщиками услуг (медицинские страховки, страхование жизни, обучение английскому языку, кадровые агентства),

- взаимодействие с поставщиком услуг по охране труда, воинскому учету;

- организация корпоративных мероприятий (Цикловые совещания, внешние совещания топ-менеджмента, т.д.);

- организация визитов из штаб-квартиры, включая визовую поддержку (приглашения, отели, трансферы, кофе-брейки, ланчи, ужины, т.д.)

- администрирование русскоязычного сайта компании;

- обеспечение мобильной связью сотрудников (подключение, открепление, блокировка номеров, т.д.);

- в подчинении 3 человека (корпоративный водитель, сотрудники ресепшн).

- планирование и контроль работы водителя;

- контроль работы ресепшн;

Период работы

июль 2011 — июнь 2018   (7 лет)

Должность

Персональный ассистент генерального директора Россия/СНГ (экспат)/Офис-менеджер

Компания

ООО “ЮСБ Фарма”

Обязанности

- полная административная поддержка руководителя (звонки, почта, встречи, собрания, ведение календаря, заказ канцтоваров, т.д.)

- личные поручения руководителя;

- оформление авансовых отчетов;

- планирование бюджета отдела;

- организация совещаний, бронирование переговорных комнат, подготовка адженды, ведение протокола, т.д.

- создание запроса на закупку (САП, СРМ), взаимодействие с поставщиками по поводу закрывающих документов;

- координация деловых поездок (билеты, отели, трансферы, визы, рестораны, т.д.);

- организация корпоративных мероприятий (Цикловые совещания, Новый Год, 8 Марта, прощальные вечеринки, внешние совещания топ-менеджмента);

- организация визитов из штаб-квартиры, включая визовую поддержку (приглашения, отели, трансферы, кофе-брейки, ланчи, ужины, т.д.)

- взаимодействие с руководителями отделов;

- взаимодействие с офисами компании в странах СНГ (документооборот, встречи, звонки, решение текущих вопросов);

- работа на Collaboration Site (SharePoint 2010): занесение и обновление информации

- администрирование русскоязычного сайта компании;

- - взаимодействие с провайдером мобильной связи (подключение, открепление, блокировка номеров, т.д.);

- в подчинении 3 человека (корпоративный водитель, сотрудники ресепшн).

- планирование и контроль работы водителя;

- контроль работы ресепшн;

- административная поддержка офиса (коммуникация с арендодателями, клиниговыми и эксплуатационными службами);

- жизнеобеспечение офиса (вода, еда т.д.);

Период работы

февраль 2011 — июль 2011   (6 месяцев)

Должность

Ассистент (Ассистент административного отдела)

Компания

“Берингер Ингельхайм”

Обязанности

- подготовка внутренней финансовой документации для страхования, гарантийного обслуживания и эвакуации автомобилей;

- подготовка и отправка документов региональным сотрудникам (доверенности, акты сдачи-приемки автомобилей, т.д.);

- подготовка документов для постановки на учет и технического осмотра автомобилей в соответствующих учреждениях;

- периодическая подготовка сводного отчета по всему парку автомобилей;

- оформление путевых листов, ведение базы данных по путевым листам;

- работа в САП

Период работы

апрель 2005 — октябрь 2010   (5 лет 7 месяцев)

Должность

Ассистент

Компания

АО "Санофи-авентис груп"

Обязанности

- документооборот на русском и английском языках (счет-фактуры, авансовые отчеты, договора, акты, AED, доверенности и т.д.)

- ведение телефонной и автомобильной базы сотрудников

- заказ канцтоваров и всего необходимого для жизнедеятельности офиса

- взаимодействие с обслуживающими компаниями офисного центра,

- взаимодействие с департаментами и региональными офисами компании

- административная помощь экспатам (поиск съемного жилья, договора аренды и т.д.)

- ведение календаря руководителя

- участие в организации и осуществлении переезда компании

- протоколирование совещаний

- выполнение разноплановых поручений руководителя

- помощь в организации мероприятий

05.2005-10.2005 Секретарь

- прием и распределение звонков

- работа с оргтехникой

- взаимодействие с курьерской службой

- выполнение поручений руководства

- административная поддержка офиса

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2004 год

Учебное заведение

Московский Педагогический Государственный Университет.

Специальность

Присвоена квалификация - учитель начальных классов и иностранного языка (английский язык)

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Свободный)

Водительские права

Категория B

Командировки

Не готова к командировкам

Курсы и тренинги

2006 Получены сертификаты об успешном окончании курсов Microsoft Outlook, Microsoft Excel, Microsoft Power Point

2013 Получен сертификат об успешном окончании курсов Microsoft SharePoint 2010

2013 пройден курс Project Management, организованный компанией Business Management Consultants (BMC Group), в штаб-квартире в Брюсселе

Навыки и умения

Английский язык - advanced, Windows, Word, Excel, Internet Explorer, Power Point, оргтехника, Lotus Notes, Outlook, SAP

Обо мне

Работоспособность, ответственность, неконфликтность, аккуратность, способность к быстрому обучению